Fahrtenbuch – Fluch oder Segen?

Eine der Fragen, die wir wohl am häufigsten gestellt bekommen ist jene, ob die Führung eines Fahrtenbuches tatsächlich notwendig ist. Die Antwort ist sehr unbeliebt, sie ahnen es schon: JA, wenn man steuerliche Begünstigungen in Anspruch nehmen will.

 

# Wann brauche ich ein Fahrtenbuch?

Besprechungen beim Steuerberater, Kundentermine, Weiterbildung, Gespräche bei der Bank – die Liste der betrieblichen Fahrten ist nicht endend wollend. Und dafür kommt der Firmenwagen zum Einsatz. Doch es liegt in der Natur der Sache, dass dieser nicht nur für betriebliche Fahrten sondern auch für private Zwecke genutzt wird: Arztbesuche, Kinder in die Schule bringen, Einkäufe erledigen. Der österreichische Gesetzgeber erkennt darin einen geldwerten Vorteil und genau dafür müssen Steuern gezahlt werden – wie wenn es ein Geldeinkommen ist.

Dieser einfache Grundsatz gilt für den Unternehmer und Selbstständigen ebenso wie für den Angestellten, dem ein Wagen zur Verfügung gestellt wird.

Zweck des Fahrtenbuchs ist es, private und betriebliche Fahrten nachzuweisen, sei es

  • um Km-Gelder abzurechnen,
  • um die Höhe des Sachbezuges zu bestimmen, denn der halbe Sachbezug ist nur möglich, wenn die privaten Fahrten nachweislich unter 500 km im Monat liegen,
  • oder um die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen für Unternehmer zu ermöglichen.

Die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuches gehört zu den Klassikern im Steuerrecht und ist ein äußerst (un)beliebtes (Streit)Thema bei Steuerprüfungen. Die Folgen bei nicht-ordnungsgemäßer Führung können erfahrungsgemäß sehr teuer werden.

# Ordnungsgemäß – was heißt das genau?

goldene Grundregeln:

  • Für jedes KFZ muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden.
  • Die Führung muss zeitnah und
  • bestenfalls handschriftlich
  • in geschlossener Form (keine losen Blätter) erfolgen, um nachträgliche Änderungen auszuschließen.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre
  • Die elektronische Führung ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern eben sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

Achtung! Ein EXCEL-Sheet erfüllt dieses Kriterium nicht!

Inhalt

  • Datum
  • Zeitpunkt Abfahrt
  • Zeitpunkt Ankunft
  • Reiseweg (falls nicht direkter Weg)
  • Zweck der Fahrt (wenn betrieblich)
  • Km-Stand bei Abfahrt
  • Km-Stand bei Ankunft à gefahrene Km (betrieblich/privat)

Anbei finden Sie das Muster eines Fahrtenbuches, welches von der WKO zur Verfügung gestellt wird.

# Gerichtliche Entscheidungen

diesen Entscheidungen geht besonders hervor:

  •  Namen und Adressen von besuchten Kunden müssen so konkret wie möglich angegeben werden, damit eine Kontrolle des Reiseweges möglich ist.
  • Der berufliche Zweck ist anzugeben (z.B. Besprechung Auftrag XY).
  • Die Entfernungsangaben sind mit großer Sorgfalt zu behandeln, da diese mittels Straßenkarten und Routenplanern überprüft werden.

Beginn und Ende bzw. die Dauer sind anzugeben.

Unsere Empfehlung:
Die Führung von Fahrtenbüchern erfreut sich mäßiger Beliebtheit. Werden die Grundregeln jedoch eingehalten, so können Steuern gespart, hitzige Diskussionen umgangen und Frust bei Steuerprüfungen vermieden werden.

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