Stellen Sie sich auch jedes Jahr erneut die Frage, welche Unterlagen Sie noch aufbewahren müssen und welche Sie ohne schlechtem Gewissen entsorgen dürfen, um Platz in den Kellerregalen zu schaffen?
# Basis = 7 JAHRE
Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen.
Hier finden Sie eine beispielhafte Aufzählung für die 7-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Ein- und ausgehende Rechnungen
- Konten (z.B. Bankkontoauszüge)
- Geschäftspapiere (jegliche Briefe)
- Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben
- Bücher (z.B. Wareneingangsbuch, Kassenbücher, Lagerbücher, Anlagenbuchhaltung, etc.),
- Inventuren
- Jahresabschlüsse samt Beilagen,
- empfangene Geschäftsbriefe,
- Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe,
- sonstige Belege wie z.B. Lohn-/Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Materialentnahme-/Materialrückgabescheine, Lieferscheine
Grundsätzlich ist alles was irgendwie dazu geführt hat, dass ein Umsatz erzielt oder Rechnungen bezahlt wurden, aufzubewahren
Der Fristlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht.
Beispiel
Eine mit 4.1.2015 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2022 aufbewahrt werden. Erst am 1.1.2023 darf man die Belege aus Jahr 2015 entsorgen. (natürlich nur die mit einer 7 jährigen Aufbewahrungsfrist)
# Ausnahmen bestätigen die Regel (nur leider sind es viele):
- Dokumente/Informationen iZm Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz: 5 JAHRE
- Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung: 10 JAHRE
- Dokumente/Informationen iZm Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: 10 JAHRE
- Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der One-Stop-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird: 10 JAHRE
- Aufzeichnungen/Unterlagen iZm Grundstücken gem. UStG: 12-22 JAHRE
- Unterlagen, welche zu einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren gehören: SOLANGE DAS VERFAHREN DAUERT
# Und natürlich haben wir für Corona eigene Regelungen geschaffen:
- Ausfallsbonus I, II und III: 7 JAHRE
- Fixkostenzuschuss I und 800.000: 7 JAHRE
- Verlustersatz I, II und III: 7 JAHRE
- NPO Unterstützungsfonds: 7 JAHRE
- Härtefallfonds Phase I: 10 JAHRE
- Härtefallfonds restliche Phasen: 7 JAHRE
- Kurzarbeitsbeihilfe: 10 JAHRE
- Investitionsprämie: 10 JAHRE
# Und was ist mit abweichenden Wirtschaftsjahren?
Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet (§ 132 Abs 1 BAO).
Beispiel
Der Jahresabschluss zum 31.3.2022 ist bis zum 31.12.2029 aufzubewahren.
# Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Die vorsätzliche Verletzung der Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen oder der Pflicht zur Ausstellung oder Aufbewahrung von Belegen wird als Finanzordnungswidrigkeit gem. § 51 Abs 1 lit c bzw d FinStrG mit einer Geldstrafe bis zu EUR 5.000,00 geahndet.
Und natürlich bleibt das Problem, dass bei Prüfungen jegliche Beweise für Ausgaben fehlen...
Haben Sie noch Fragen zu diesem Thema? Wir beraten Sie gerne!
Unsere Empfehlung:
Noch leben wir in einer Zeit in der Beamte lieber Papier sehen wollen. Daher empfehlen wir bei der Entsorgung von Unterlagen eher vorsichtig zu sein.
Ein digitales Archiv ist eine Alternative, muss aber wohl überlegt sein.
